PDF Dokumente komprimieren: „Vorschau“ vs. „Archivierungsprogramm“

Hermann aus Potsdam fragte, wie er PDF Dokumente komprimieren, d.h. die Größe von PDF-Dateien, die er per Mail verschicken möchte, reduzieren kann.

Wann lohnt sich die Komprimierung?

PDF Dokumente komprimieren Vorschau versus Archivierungsprogramm

PDF Dokumente komprimieren Vorschau versus Archivierungsprogramm

PDF Dokumente komprimieren kostet Zeit und zusätzliche Mausklicks. Der zusätzliche Aufwand

  • spart teuren Speicherplatz auf SSD oder Speicherkarte
  • schont das knappe Übertragungsvolumen bei Mobilfunkverbindungen
  • ermöglicht das einfache Versenden umfangreicherer Anhänge per E-Mail
  • macht umfangreiche Bewerbungsunterlagen passend für den Upload

Variante 1: PDF Dokumente komprimieren mit „Vorschau“

Die App „Vorschau“ ist fester Bestandteil von OS X. „Vorschau“ kann bestimmte PDF-Dokumente so komprimieren, dass der Speicherplatzbedarf bis zu 90% gesenkt wird.

PDF mit Vorschau komprimieren – So geht’s:

  1. Dokument als PDF abspeichern bzw. drucken
  2. PDF-Dokument mit Vorschau öffnen
  3. Menü Vorschau>Datei>Exportieren: Einstellungen wie in der Abbildung 1 vornehmen
PDF mit Vorschau komprimieren

Abbildung 1 PDF mit Vorschau komprimieren

Achtung: Bei Komprimierung von PDFs mit Fotos unbedingt vor dem Versand/Archivierung prüfen, ob die Qualität passt. Es können Komprimierungsartefakte entstehen.

Wer Bewerbungsunterlagen komprimieren muss, kann die Ergebnisse durch Verwendung angepasster Quartz-Filter optimieren. Eine Anleitung dazu gibt es unter anderem hier.

Große Spannbreite der Ergebnisse

Bei einem Pages-Dokument mit 20 Seiten reduzierte sich der Platzbedarf um 93% von 2,7 MB auf 176 KB. Mit einem umfangreicheren Pages-Dokument mit 4000 Seiten (9 MB) vergrößerte sich jedoch mit dieser Methode der Speicherbedarf auf 55 MB.

Variante 2: PDF Dokumente komprimieren mit „Archivierungsprogramm“

Die App „Archivierungsprogramm“ ist ebenfalls fester Bestandteil von OS X. „Archivierungsprogramm“ wird benutzt, um (mehrere) Dateien in ein zip-Archiv zu komprimieren.

Das zip-Archiv mit der PDF-Datei des des oben genannten Pages-Dokument mit 4000 Seiten belegte statt 55 MB nur 764 KB.

Mit „Archivierungsprogramm“ kann man grundsätzlich alle Datei-Arten in ein zip-Archiv überführen. Wenn die Dateien bereits anderweitig komprimiert wurden ( z.B. jpeg Bilder), ist Speicherplatz-Reduktion geringer oder gleich Null.

Eine Datei mit „Archivierungsprogramm“ komprimieren – So geht’s:

    1. Datei <Dateiname> im Finder markieren
    2. Kontextmenü mit rechter Maustaste öffnen
    3. Menüpunkt „<Dateiname> komprimieren“ klicken, siehe Abbildung 2
komprimieren

Abbildung 2 komprimieren

Das Ergebnis ist das Archiv mit dem Namen <Dateiname>.zip

Fazit 

Der Zusatzaufwand für die Komprimierung lohnt sich, wenn wertvolle SSD- und Mobilfunkressourcen gespart werden können. Die Komprimierung mit dem „Archivierungsprogramm“ führt sicher zu brauchbaren Ergebnissen.

Komprimierung mit „Vorschau“ ist umständlicher und unter Umständen kontraproduktiv. Wenn erforderlich, kann sie mit Bedacht eingesetzt werden.

Ausblick

Das Verhalten der App „Archivierungsprogramm“ kann mit einer versteckten Systemeinstellung gesteuert werden, so dass z.B. aus dem Netz geladene zip-Archive nach dem Entpacken automatisch im Papierkorb landen. Mein nächster Blog-Beitrag wird darüber aufklären.

Über Ulrike John

Ich gebe Privatunterricht am eigenen Mac und informiere über andere Apple Produkte, wie z.B. iPod/iTunes. Mein Know-How vermittle ich gerne, z.B. im Gruppen- bzw. Einzelunterricht, sowohl online oder in Präsenzveranstaltungen. Vor-Ort gebe ich Mac Unterricht, iPad- iPhone Unterricht in Berlin, Brandenburg.
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